- Metodologías para el Diagnóstico
- Estrategias de Recolección de información asociada a la Cultura
Las técnicas que se empleen para realizar un diagnóstico de la cultura Organizacional deben apuntar a la facilitación del codiagnóstico, vale decir que a través de ellas es necesario conseguir la participación activa de los miembros de la organización no solo en la entrega de información relevante, sino que además y centralmente en la interpretación de la información recogida.
METODOLOGÍA ESCALONADA PARA MEDIR LA CULTURA EN UNA ORGANIZACIÓN:
I – CONTACTO INICIAL:
Se debe determinar que lo que se necesita es un estudio de la cultura organizacional. Es el consultor quien al darse cuenta de las dimensiones, contenido y características de la situación, descubre que lo requerido es un estudio de este tipo. En este contacto inicial, por lo tanto, el consultor deberá explicar a su contratante la necesidad, utilidades y características del diagnóstico de la cultura., así como de la adecuación de este tipo de trabajo para los requerimientos de la organización.
El consultor, debe solicitar toda la información impresa existente en la organización:
v Organigramas
v Slogans
v Historias oficiales
v Creencias
v Premios
v Definiciones de fechas importantes, etc.
II – EXAMEN DE ARTEFACTOS CULTURALES
Se debe realizar en esta etapa, un estudio de los diferentes escritos de la organización, tales como, organigramas, declaraciones públicas, diarios y revistas internos, decálogos, documentos de seguridad industrial, historias oficiales, documentos de publicidad interna y externa, bases o condiciones para otorgar premios (de producción, antigüedad, etc).
Cabe aclarar que lo que se encuentra impreso en estos documentos no es toda la cultura organizacional, sino sus aspectos oficiales, aquellos que son reconocidos como válidos y convenientes para las instancias formales de la organización. Muchas veces esta documentación representa los valores, normas e imagen organizacionales que son ofrecidos a sus miembros como parte del esfuerzo de sus autoridades para crear en ellos un sentido de pertenencia e identificación con la organización y sus ideales.
Una lista de chequeo que se puede emplear para evaluar los artefactos presentes en una organización es la siguiente:
II- ENTREVISTA CON INFORMANTES CALIFICADOS:
La selección para escoger a los informantes debe ser hecha atendiendo a los criterios de representación de los principales grupos que pudieran ser estimados, - por el consultor, atendiendo a su examen de los documentos, o por la contraparte organizacional del consultor – como relevantes por sus posiciones, su estructuración o por sus eventuales aportes a la cultura organizacional. (Sea porque constituyen subculturas o porque tienen una significación central en está).
Esta entrevista debe ser semiestructurada y dirigirse a la reconstitución de la historia de la organización, sus principales momentos e hitos, recuerdo de personas notables “héroes” y “villanos” que hayan quedado grabados en la memoria organizacional, sus hechos más sobresalientes y sus características centrales. Adicionalmente se debe indagar respecto a los diferentes ambientes sociales que se vivieron en la organización como producto de las diferentes coyunturas históricas por las que ha atravesado la sociedad en la que la organización está inmersa.
Se deben generar preguntas direccionadas acerca de valores, creencias, normas y otras premisas del decidir organización la que puedan estar presentes en la imagen actual de ésta.
A esta indagación corresponden preguntas como:
v ¿Qué significa para usted ser miembro de está organización?
v ¿Qué consideraciones se toman en cuenta para decidir la contratación y despido de las personas?
v ¿Qué piensa el resto de los miembros de esta organización acerca de trabajar en ella?
v ¿Cuán compartida es la filosofía de esta organización?
IV- ENTREVISTAS GRUPALES:
Se intenta a través de éstas, obtener información adicional y complementaria a la que se haya recogido en las entrevistas individuales. La dinámica de esta entrevista conducirá a resultados diferentes. Los temas pueden ser presentados bajo la forma de solicitud de ayuda para comprender mejor el estilo de la organización y ciertos usos, costumbres, o símbolos que por no ser habituales han asombrado al investigador.
En esta etapa el trabajo con pruebas de tipo proyectivo es muy útil. Se puede solicitar, por ejemplo, que el grupo elabore en conjunto una historia, a partir de imágenes tales como las utilizadas en el Test de Apercepción Temática (TAT) de Mc Clelland. Otra posibilidad es entregar al grupo una hoja grande y lápices, solicitándoles que dibuje una imagen que represente en la forma más fiel posible lo que la organización significa para los integrantes del grupo. Una vez hecho el dibujo se solicita a los integrantes que lo expliquen, interpretando cada uno de los símbolos utilizados.
V – REUNIÓN DEL EQUIPO CONSULTOR CON LA PARTICIPACIÓN DE INFORMANTES INTERNOS:
Una vez se ha llegado a esta etapa, se ha acumulado suficiente información, que debe ser discutida y puesta en común, tanto al interior del equipo consultor, como con los informantes o consultores internos. El objetivo de estas reuniones es analizar la información obtenida, comentar interpretaciones y sugerencias de parte de los consultores internos. Se busca comprobar, por ejemplo, si las interpretaciones de los grupos son consideradas válidas por los consultores internos y si las interpretaciones de los consultores externos logran hacer sentido desde la experiencia de los consultores internos.
VI – DETERMINACIÓN DE HIPÓTESIS Y DE LOS PRINCIPALES ÍTEMES CULTURALES:
En esta etapa se procede a establecer o elaborar las hipótesis acerca de los fenómenos culturales de la organización, los principales ítemes que conforman dicha cultura y las formas en que los elementos culturales se relacionan, así como la forma de operar de la Cultura Organizacional. En el resto de trabajo diagnóstico las hipótesis elaboradas se deben poner a prueba con el fin de corroborar y verificar la existencia de tal Cultura preestablecida.
VII- PRESENTACIÓN DE RESULTADOS PRELIMINARES ANTE UN COMITÉ INTERNO:
Esta presentación cumple con la función de informar a la parte contratante el estado de avance de la investigación, lo que habitualmente es requerido por la propia organización, que quiere conocer con prontitud los resultados y si éstos coinciden con sus expectativas.
La retroalimentación o feedback, tiene una importancia crucial, por cuanto permitirá al equipo de investigación conocer la mejor forma de presentar sus resultados, las dudas y obstáculos que es necesario resolver. El lenguaje en que deben ser escritos los informes y además, las dudas y expectativas que deberán ser satisfechas y sobre las cuales es todavía necesario recopilar información adicional.
VIII – ELABORACIÓN DE CUESTIONARIOS:
Debido a que en ocasiones no se conoce con exactitud por parte de los miembros de una organización la distribución, la difusión de los ítemes culturales es importante y conveniente elaborar cuestionarios con preguntas cerradas en el que sea posible encuestar a todo el colectivo laboral o a una muestra significativamente alta de éste.
El propósito de los cuestionarios es el de conocer cuán difundidos se encuentran los elementos culturales que ya han sido detectados a través de los instrumentos descritos en las anteriores etapas.
A continuación se presenta una muestra de este tipo de cuestionarios:
XI – ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL:
En este informe es importante presentar de forma coherente y sistemática los distintos elementos que conforman la Cultura Organizacional y la forma en que se relacionan, formando un todo. Es conveniente enfatizar que la cultura de la organización constituyen las premisas que guían la toma de decisiones de la organización y que operan muchas veces en el inconciente y que una vez conocidas e posible realizar intervenciones mucho más efectivas.
